Vous avez prévu d’organiser un événement prochainement ? Avez-vous pensé à votre plan de sécurité d’événement ? Pour vous assurer que votre événement se passera sans accrocs, vous aurez sans doute besoin de faire appel à une équipe composée de logisticiens, de cuisiniers, de traiteurs, de personnel de salle, de barmen, de personnel de sécurité, etc. Bien sûr il est plus difficile de prévoir des aléas non connus d’avance, cependant des procédures de sécurité doivent être mises en place et bien documentées. Pour chaque événement, vous aurez besoin d’un plan de sécurité documenté, détaillant les risques et les moyens mis en place pour éliminer ou réduire ces risques.
Voici 7 éléments que le plan de sécurité de tout événement devrait inclure:
1. Une évaluation des risques de santé et de sécurité
La complexité de l’événement déterminera la longueur et le niveau de détail de votre évaluation des risques de santé et de sécurité. Pour une simple soirée, une évaluation des risques standard suffit ; celle-ci doit traiter des questions spécifiques pouvant survenir lors de l’événement, susceptibles de mettre en danger tout membre du personnel, toute personne participant à l’événement et tout membre du public/quiconque pourrait être impacté.
Pour des événements complexes, vous pourriez avoir besoin d’un Plan de gestion d’événement ou d'un Fichier de sécurité d’événement lors de leur conception. Vous devriez également vous adjoindre les services d’un conseiller sécurité, afin de vous assurer que toutes les idées sont prises en compte.
Une réception de mariage préparée en extérieur et ayant lieu sous un chapiteau peut entraîner des risques comme la possibilité pour le personnel de salle de trébucher en marchant sur la pelouse en passant de l’intérieur du chapiteau vers le bâtiment de préparation des plats. Dans ce scénario, les glissades, les trébuchements et les chutes, à savoir les accidents sur le lieu de travail les plus courants, pourraient constituer une menace sur la santé et la sécurité de ces personnes. Par conséquent, le fait de fournir une formation ainsi que des chaussures antidérapantes pourraient aider à gérer et à éliminer ces risques.
Pour gérer le risque, vous devez identifier et analyser toute exposition au risque, examiner toute technique de gestion des risques, sélectionner une technique appropriée, la mettre en œuvre et contrôler les résultats.
2. Mesures d’atténuation des risques
L'atténuation et la gestion du risque sur votre événement implique d'identifier ce qui pourrait mal se passer, dans la limite du raisonnable, et de mettre en place des mesures pour s’assurer que ces risques sont diminués ou même, si possible, éliminés. Lorsque vos cuisiniers travaillent dans une nouvelle cuisine, le chef de cuisine doit, en compagnie d’un gestionnaire des risques qualifié, examiner le nouvel espace de travail pour s’assurer que tous les équipements sont à la hauteur des normes de sécurité appropriées.
3. Mise au point d'un plan d’urgence
Chaque plan de sécurité d’événement doit disposer d’un plan d’urgence au cas où il y aurait besoin d’évacuer les locaux, en cas d'incendie par exemple. Il vous faudra former votre personnel sur le comportement à adopter en cas d’urgence, décider qui intervient, comment diffuser l’information aux personnes en cas d’urgence (c.à.d. radio, téléphones portables, messages codés), qui se chargera des déclarations à propos de l’incident auprès des autorités et des services d’urgence. Vous aurez également besoin d’établir un plan d’urgence dans le cadre de votre manuel de sécurité.
4. Considérations liées à la sécurité alimentaire
Le plan de sécurité d’événement doit inclure des informations sur la façon dont vous comptez assurer le maintien des aliments hors de la zone de températures dangereuses (4-60°C).
5. Gestion des foules
En présence de grandes foules de personnes, la sécurité peut être compromise ; par conséquent votre plan de sécurité d’événement doit prévoir une méthode de contrôle des foules. Veillez à disposer d’un plan pour que vos invités aillent là où ils devraient et qu’il n’y a pas de porte de service/d'arrière-porte permettant aux individus de sortir de la zone où l’événement a lieu, où ils risqueraient de se blesser.
Pour gérer les foules, il est possible d’utiliser par exemple la technique de l’accès restreint à certaines zones (par ticket pour les événements de grande envergure), des couvre-feux si l’événement se tient sur plusieurs jours, une signalisation claire, un éclairage approprié.
6. Plan pour le stationnement
Même les meilleurs événements peuvent être gâchés par un stationnement insuffisant ou mal géré. Tout événement doit être associé à un plan de stationnement fiable. Vous devrez avoir une estimation du nombre de voitures ayant besoin d'une place de parking et savoir comment gérer la circulation pendant la ou les journées. Un stationnement mal géré est susceptible d’entraîner de la frustration, voire même des blessures auprès des invités et du personnel si un accident se produit.
Si vous faites payer les places de parking, vous aurez un nombre de places réservées exact avant l’événement, mais si vous ne comptez pas faire payer le stationnement, les clients devraient toutefois être invités à réserver un emplacement de stationnement gratuit. De cette manière, vous et vos invités savent s’ils peuvent / ne peuvent pas se rendre à l’événement en voiture.
7. Une formation appropriée pour l’ensemble du personnel
Une fois votre plan de sécurité d’événement en place, vous devez former le personnel sur les procédures de sécurité ainsi que sur leurs rôles spécifiques lors de l’événement quelque temps à l’avance. Chacun doit savoir ce qu’il fait à quel moment et à quel risque il ou elle est exposé(e) à chacune des différentes étapes.
Vous pouvez soit convoquer l’ensemble du personnel sur site la veille de l'événement pour un briefing, soit au minimum deux heures avant l’arrivée des invités.
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